Трудовые договора — это основной документ, регламентирующий взаимоотношения между работодателем и работником. Возникают вопросы по поводу того, где хранить копии этих договоров, как долго их следует хранить, а также какие документы могут быть дополнительно прикреплены к трудовому договору.
Согласно Кодексу Российской Федерации об административных правонарушениях, копии трудовых договоров должны храниться в кадровом деле работника в течение пяти лет с момента прекращения трудового договора. В случае передачи дела в архив, срок хранения увеличивается до 75 лет.
Особенности хранения трудовых договоров заключаются в том, что они должны быть защищены от несанкционированного доступа и повреждений. Эти документы должны храниться в закрытом помещении, доступ к которому имеют только сотрудники кадровой службы или уполномоченные лица. Важно помнить, что работодатель не может без согласия работника удалять или изменять какие-либо данные в трудовом договоре.
Ответы на вопросы о хранении трудовых договоров работников
В данном разделе мы рассмотрим основные вопросы, связанные с хранением трудовых договоров работников.
- Где следует хранить трудовой договор работника?
- Где хранятся документы о заключенных соглашениях?
- Каким образом происходит передача дела по трудовому договору?
- Сколько лет должно храниться личное дело работника?
- Каким образом хранятся копии приказов и постановлений, относящихся к трудовому договору?
Трудовой договор должен храниться в личном деле работника. Личное дело является официальным документом, содержащим информацию о работнике и его трудовой деятельности.
Документы о заключенных соглашениях также следует хранить в личном деле работника. Это могут быть дополнительные соглашения к трудовому договору или другие документы, урегулировавшие специфические условия труда.
После окончания рабочего отношения работника с предприятием, личное дело работника должно быть передано в архив кадровой службы на хранение. При этом необходимо соблюдать определенный порядок и оформить приказ о передаче дела в архив.
В соответствии с законодательством, личное дело работника должно храниться в архиве кадровой службы до истечения 75 лет со дня заключения последнего договора, начиная сего заключения трудового договора.
Копии приказов и постановлений, которые относятся к трудовому договору, также должны храниться в личном деле работника. Они могут содержать информацию о назначении на должность, изменениях в режиме работы, переводах на другую должность и т. д.
Надеемся, что эти ответы на самые распространенные вопросы помогут вам разобраться в вопросе хранения трудовых договоров работников.
Сколько времени могут храниться дела в кадровой службе до передачи их в архив?
Срок хранения дел в кадровой службе до их передачи в архив зависит от заключенного трудового договора и особенностей организации. Обычно дела работников хранятся в кадровой службе в течение всего периода, указанного в трудовом договоре. Таким образом, если трудовой договор был заключен на определенный срок, дела работника должны храниться в кадровой службе в течение этого срока.
Однако, существуют и дополнительные правила и инструкции по хранению документов. В некоторых случаях дела работников могут храниться в кадровой службе дольше, чем указано в трудовом договоре. Например, если в организации существует необходимость в дополнительном контроле над делами работников, их хранение в кадровой службе может продлиться после истечения срока действия трудового договора.
После истечения срока хранения в кадровой службе дела работников передаются в архив. В архиве трудовые дела могут храниться в течение определенного срока, который установлен законодательством. Обычно этот срок составляет 75 лет.
Особенности договора, заключенного на определенный срок
Срок договора может быть определенным или неопределенным. Договор на определенный срок может заключаться в случаях, когда имеется временная потребность в работнике, либо когда работа продлится только до выполнения определенной задачи или выполнения определенного проекта.
В соответствии с трудовым законодательством договоры на определенный срок могут заключаться на период до пяти лет, однако в некоторых случаях этот срок может быть увеличен с согласия сторон.
Договоры на определенный срок обязательно должны быть оформлены в письменной форме и хранятся в делах организации (на предприятии, в учреждении и т.д.) в течение всего срока его действия и пяти лет после его окончания.
Также вместе с трудовым договором на определенный срок необходимо хранить личное дело работника, где должно содержаться копия договора, приказы о приеме на работу и о переводе на другую должность, инструкции, заключенные соглашения, а также другие документы по трудовым отношениям.
В случае передачи работника в другую организацию в течение срока действия договора, договор перестает действовать, и его сохранность и передача осуществляется в соответствии с инструкцией о порядке передачи дел при переходе от одной организации к другой.
Хранение документов по трудовым отношениям может быть осуществлено как в бумажной, так и в электронной форме в специальном архиве на предприятии или службе кадров. В случае хранения в электронной форме, организация должна обеспечить сохранность документов, их доступность и конфиденциальность.
Сколько времени следует хранить приказы по личному составу?
Согласно законодательству, приказы по личному составу должны храниться определенный срок. Этот срок зависит от особенностей каждого документа и регулируется трудовым законодательством.
Во-первых, трудовые договоры и их копии должны храниться в течение всего срока действия трудового договора и два года после его окончания. Это позволяет иметь доступ к информации о трудовом договоре в случае споров или проверок. Важно учесть, что срок хранения начинается с даты окончания трудового договора, а не с даты его заключения.
Во-вторых, приказы о приеме на работу и увольнении работников хранятся в кадровой службе организации в течение всего периода работы работника и двух последующих лет. Это связано с необходимостью иметь доступ к информации о приеме и увольнении работников, особенно в случае возникновения споров или проверок.
Дополнительные приказы, связанные с изменением условий трудового договора или должностными обязанностями, также должны храниться в течение всего срока действия трудового договора и двух лет после его окончания. Это гарантирует наличие свидетельств о всех изменениях, которые могли произойти в ходе работы работника.
Следует отметить, что все приказы и документы по личному составу должны быть хранены в хорошо организованном и защищенном архиве. Это обеспечит сохранность документов и возможность быстрого их нахождения при необходимости.
В целом, ответ на вопрос «Сколько времени следует хранить приказы по личному составу?» состоит в том, что документы должны храниться до окончания срока действия трудового договора и двух лет после его окончания. Исключение составляют дополнительные приказы, которые также должны храниться в течение всего срока действия трудового договора и двух последующих лет.
Сколько лет хранится должностная инструкция?
Время хранения должностных инструкций зависит от общего срока хранения трудовых договоров и может варьироваться в зависимости от определённых особенностей и правил. В обычном случае, согласно законодательству Российской Федерации, трудовые договоры, и все связанные с ними документы, должны храниться в течение 5 лет с момента их окончания либо прекращения.
Следует уточнить, что для организаций, осуществляющих деятельность, связанную с кадровым делопроизводством, возможны дополнительные требования и особенности по хранению документов. В таком случае, они могут быть обязаны хранить все трудовые договоры и их приложения хотя бы до прекращения деятельности организации.
Также стоит учитывать, что существует различие в хранении документов в случае личного и делового состава. Копии трудовых договоров и должностных инструкций, подписанных работниками, могут храниться в личном деле на протяжении всего периода их работы в организации.
В случае передачи сотрудника из одного отдела или структурного подразделения в другое, необходимо передать копию должностной инструкции вместе с трудовым договором. Таким образом, должностная инструкция может сопровождать работника на протяжении всего его трудового договора.
Сколько хранятся копии приказов?
Дополнительные копии приказов о начале и прекращении трудового договора, а также документов, удостоверяющих личность работника, должны храниться в кадровой службе. В общем случае, согласно заключенному трудовому договору, копии приказов о начале и прекращении трудового договора, а также другие документы, относящиеся к делам работника, хранятся в кадровой службе в течение 75 лет.
В случае, если работник уволен по собственному желанию, предусмотрены особенности хранения документов. Должностная инструкция кадровой службы может определить порядок хранения документов в таком случае. В течение определённого срока (как правило, 5 лет) документы хранятся в кадровой службе и затем передаются в личное дело работника. По истечении срока хранения в кадровой службе, копии приказов и другие документы переносятся в архив и хранятся в течение 75 лет.
Инструкция кадровой службы также может содержать указания о хранении приказов, соглашений и других документов касательно изменения условий трудового договора. Обычно оригиналы приказов хранятся в кадровой службе, а работник получает копии для себя. Оригиналы приказов хранятся в течение всего времени трудового договора, а после его прекращения — в личном деле работника. Копии приказов, соглашений и других документов также хранятся в течение всего времени трудового договора в кадровой службе, а после прекращения договора — в архиве в течение 75 лет.
Что должно храниться в личном деле работника?
Личное дело работника содержит все необходимые документы, связанные с его трудовой деятельностью. Особенности состава документов в личном деле могут варьироваться в зависимости от конкретного случая и требований законодательства.
В обязательном порядке в личном деле работника должны храниться следующие документы:
- трудовой договор;
- приказы о приеме на работу и увольнении;
- должностная инструкция;
- инструкция по охране труда;
- дополнительные соглашения к трудовому договору;
- приказы о переводе на другую должность или изменении условий труда;
- приказы о премировании, наказаниях или поощрениях;
- документы, подтверждающие прохождение различных курсов обучения или повышения квалификации;
- справки о заработной плате, выслуге лет и другие документы, отражающие трудовую деятельность работника;
- копии документов, необходимых для оформления отпусков и больничных листов;
Определенный порядок хранения документов в личном деле следует соблюдать в соответствии с требованиями кадровой службы или архивного дела. Обычно документы хранятся в личном деле работника до истечения определенного срока и переносятся в архив.
Другие документы, не относящиеся к трудовой деятельности работника, могут также храниться в его личном деле, если это предусмотрено законодательством или внутренними правилами организации. Но при этом следует обратить внимание на конфиденциальность таких документов и возможность их доступа к работнику и другим лицам.